Je volledige ESG-traject bestaat uit een aantal grote mijlpalen. Je materialiteitsanalyse is de basis van je ESG-strategie en bijgevolg van je rapport. Tijdens dat onderzoek breng je je relevante duurzaamheidsthema’s in kaart. Wanneer je zicht hebt op jouw materiële impacts, risico’s en opportuniteiten, is het tijd voor de volgende stap: de CSRD-gapanalyse.
Bij je gapanalyse bepaal je voor elk van de materiële thema’s hoever je staat. Je onderzoekt per topic je maturiteit zowel qua beleid (zijn er acties of doelstellingen bepaald?) als qua data (zijn er meetbare KPI’s en hebben we data beschikbaar?). Let op: het is niet omdat er intern al een strategie is bepaald voor een onderwerp, of omdat er cijfers worden verzameld, dat je ‘vinkjes’ mag plaatsen. Al deze elementen moeten ook extern gepubliceerd worden in je rapport. Een mogelijke gap is dus ook een policy waarover je wel al beschikt, maar die nog niet op de juiste manier beschreven staat in je duurzaamheidsrapport.
Het resultaat is een overzicht per materieel thema van welke informatie er al beschikbaar is, en wat er mogelijk nog ontbreekt. De gapanalyse is meer dan een checklist, maar vormt een echt werkdocument. Het identificeert quick wins maar ook grotere ontwikkelgebieden, en biedt inzicht welke stappen je moet zetten richting een compliant rapport.
Je gapanalyse vertrekt van je laatste duurzaamheids- of jaarrapport. Uiteraard kan je ook andere relevante documenten meenemen, zoals beleidsstukken of strategieën. Zeker als je nog nooit gerapporteerd hebt, of je rapport nog ver af ligt van de rapportage-eisen van Europa, is het zinvol om je gapanalyse ook op andere documenten te baseren. Bij Pantarein werken we vaak ook met interviews met het management en met experts binnen het bedrijf om een goed zicht te krijgen op het huidige duurzaamheidsbeleid.
Elk materieel thema toets je af aan de ESRS-standaarden. In eerste instantie neem je er de overkoepelende ESRS 2 (General Disclosures) bij. Die bevat algemene openbaarmakingsvereisten waar elke organisatie aan moet voldoen. Elk materieel thema beoordeel je op de zogenaamde Minimum Disclosure Requirements:
Vervolgens leg je je materiële thema’s naast de thematische ESRS. Die standaarden, geclusterd in milieu, sociale en governance-thema’s, geven aanvullende vereisten hoe je per ESRS-thema moet rapporteren. Zo kunnen de thematische standaarden bijkomende rapportage vragen rond specifieke indicatoren. Een voorbeeld: wanneer ‘work-life-balance’ een materieel thema is, moet je volgens ESRS S1 aangeven hoeveel percent van je medewerkers gerechtigd is om verlof om gezinsredenen op te nemen.
Op basis van je gapanalyse stel je je CSRD-actieplan en tijdslijn op. Die maken duidelijk welke gaps je prioritair (het eerstvolgende jaar) wil dichten, welke gaps je uitstelt naar het volgende jaar, welke acties telkens nodig zijn en wie de owner is van elkeactie. Voorbeelden van acties zijn: een CO2-reductieplan opstellen, bijkomend beleid ontwikkelen rond biodiversiteit of bijkomende HR-gerelateerde metingenopzetten. Het actieplan vormt met andere woorden je gedetailleerde routekaartrichting CSRD-compliance.
Het is ook een goed idee om in je rapport transparant te zijn over je gaps. Zo is het voor de algemene disclosures uit de ESRS van groot belang dat je aangeeft over welke domeinen of thema’s beleid en/of data nog niet voorhanden zijn. Beschrijf telkens ook wanneer en hoe je deze gaps gaat dichten. Zo werk je stap voor stap en transparant toe naar volledige CSRD-compliance.
Uiteraard is het zaak om je rapport zo snel mogelijk op niveau te brengen. Laat je daarom begeleiden door Pantarein voor je CSRD-gap analyse of volledige ESG-traject. Neem contact op via mail@pantarein.be.
